- Conocer el idioma
- Conocer la gramática
- Conocer la ortografía
- Leer suficiente
Características Vitales:
- claridad: Un mensaje es claro cuando es fácil de comprender esto significa que en nuestra carta deben transmitirse todas las ideas necesarias para que el lector comprenda en el mínimo tiempo y con menos esfuerzo.
- Integridad: esto significa que todas las ideas vinculadas a un tema han sido incluidas en el texto de la carta.
- Brevedad: Esta característica implica el uso de mínimo de palabras suficientemente necesarias para hacer el mensaje comercial claro y concreto.
- Cortesía: Esta característica se relaciona con el tono de lenguaje que utilizamos en redacción del mensaje: siempre cordial, positivo favorable hacia la buena voluntad del lector.
- Corrección: Una carta debe ser escrita evitando siempre cometer cualquier error que pueda destruir una buena impresión.
- Párrafos mal balanceados: (Cohesión): Esta característica permite a que escriba una carta relacionada mediante una palabra conectiva a la idea del primer párrafo con la del segundo, la idea del segundo con el tercero. la idea es llevar al lector de la mano del primer párrafo al ultimo.
- Motivación: El mensaje debe escribirse de tal manera que el lector quede dispuesto ha actuar favorablemente por haber encontrado en su contenido lo que a el le interese. Esto significa que nuestro mensaje debe estar escrito con un lenguaje que asegure une respuesta favorable en lector.
- Modernismo: El mensaje debe estar escrito con una modalidad de términos que correspondan a una técnica moderna de reacción, cada palabra debe ser la apropiada para una total comprensión
El planeamiento de una carta (etapas)
- Concepción: En esta etapa se experimenta la necesidad o conveniencia de escribir una carta u otro documento.
- Recolección de datos: Se debe reunir todo el material necesario para elaborar el mensaje. Debe garantizarse la integridad del mensaje.
- Bosquejo de ideas: Es necesario verificar todos los datos recopilados, elaborar unas pequeñas notas y separar ideas comunes en posibles párrafos.
- Borrador: Es conveniente verificar que en mensaje elaborado se ha tomado en cuenta: características vitales y complementarias, correcta puntuación, y ortografía, estructura balanceada de los párrafos y la aplicación de relaciones humanas adecuadas.
- Copia original: Escribimos con la seguridad de haber tomado en cuenta todos los aspectos necesarios para lograr el objetivo propuesto.
Partes de la carta
- Membrete: Este es un dibujo o diseño (logo) que describe la naturaleza de la empresa, generalmente incluyen el nombre de la empresa, su dirección, teléfono, etc.
- Fecha: Esta parte de la carta lo constituye el nombre de la ciudad de origen, el día, el mes y finalmente el año.Es necesario separar el nombre de la ciudad y la fecha y una coma.
- Destinatario: Este elemento representa la empresa o individuo a quien nos dirigimos, puede incluirse el titulo que la persona tenga.
- Saludo: Esta es una frase agradable y de respeto para la persona a quien se le escribe. La frase debe ir seguida de dos puntos.
- Cuerpo o texto de la carta: Es la parte central de la carta y contiene el mensaje que queremos enviar.Este es el momento de poner en practica las características antes mencionadas. Su contenido puede definirse en dos o tres párrafos de cuatro o cinco lineas cada uno transmitiendo una idea por párrafo.
- Despedida: Al igual que en el saludo la despedida es una frase breve y cordial que cierra o concluye el mensaje que hemos enviado.
- .Firma: Este identifica la persona que a enviado el mensaje (remitente) incluye el nombre de la persona que escribe, el cargo que posee dentro de la empresa y rubrica a mano.
- Anexos: Es frecuente la necesidad de adjuntar a la carta algún documento adicional: lista de precios, mapas de ubicación, informes finales, etc. En este caso debe incluirse; el detalle en la carta.
